Svrha onboardinga

Uvođenje u posao novih zaposlenika (onboarding) je ključno za zadržavanje talenata u organizaciji. Onboarding program je više od orijentacije novozaposlenih. Uvođenje programa onboardinga preduvjet je za izgradnju organizacijske kulture, uz istovremeni razvoj visoko kvalificiranih talenata.

Svrha onboardinga je pomoći novim zaposlenicima u tranziciji u njihove uloge u organizaciji. Ako se pravilno provede, umanjuje se stres za sve zaposlenike. Zaposlenici koji se planirano uvode u posao, duže ostaju u organizaciji – smanjuje se fluktuacija i troškovi osposobljavanja zaposlenika. Nakon prvog lošeg dana na poslu 4% novozaposlenih odlazi, a 22% novozaposlenih odlazi unutar prvih 45 dana rada. Troškovi za organizaciju – najmanje 3 plaće zaposlenika koji je otišao.

Početni troškovi

• Plaća: Ugovara se sukladno internim pravilnicima organizacije
• Benefiti: osiguranje, godišnji odmor, zakonske beneficije, interne beneficije, varijabilni dio plaće, bonusi, itd. Ovi troškovi okvirno iznose 2% do 4 % plaće
• Ostalo: troškovi obuke, najma, opreme, itd. Iznose 0,5% do 1,3 % plaće
• Kvalitetnim onboardingom zaposlenici brže postaju samostalni te se na taj način smanjuju ostali troškovi

Anksioznost

• Prirodno je da ljudi iskuse anksioznost u novim situacijama
• Promjena posla svakome generira određeni stres. Riječ je o stresu zbog učenja novih stvari te uklapanja u novu sredinu i organizacijsku kulturu
• Prekomjerni stres zaposlenika utječe na smanjenje radnog učinka i rast fluktuacije. Može se umanjiti kvalitetnim programom onboarding-a

Fluktuacija zaposlenika

Fluktuacija zaposlenika je skupa. Zamjena zaposlenika koji odlazi, više je od samo troškova onboardinga novih zaposlenika. Prilikom kalkulacije troškova fluktuacije zaposlenika, u obzir treba uzeti nekoliko čimbenika:

• Troškovi odlaska: dokumentacija, izlazni intervju, znanje, kontakti, pogodnosti i sl.
• Troškovi odsutnosti: smanjenje produktivnosti, poremećaji u procesima rada, troškovi prekovremenog rada
• Regrutacija i selekcija: troškovi oglašavanja, procjene i selekcije zaposlenika prilično su visoki
• Troškovi onboardinga: trošak generiran novim zapošljavanjem

Realna očekivanja

Zaposlenike je od samog početka važno upoznati s očekivanjima koja se pred njih postavljaju, a u odnosu na njihovu prilagodbu organizaciji. Ova očekivanja moraju biti realna. Ukoliko se očekivanja ne definiraju ili ne komuniciraju, to će direktno negativno utjecati na učinak novog zaposlenika.

• Očekivanja organizacije: Vizija i Misija
• Politike i procedure koje svi trebaju poštivati
• “Kućna” pravila: formalna i neformalna
• Opis posla: očekivanja, trening i evaluacija učinka na poslu

Primjer u praksi

• Mala izdavačka kuća imala je visoku stopu fluktuacije od 75%
• Većina zaposlenika je otišla unutar godine dana, a samo mali broj ljudi zadržao se do 5 godina
• Nije bilo formalnog onboarding procesa
• Uvođenjem jednostavne onboarding strategije, fluktuacija se smanjila za 55% unutar 1 godine.

Što je onboarding?

Više je razloga zašto uvesti onboarding program. Prije nego što se uvede, potrebno je razumjeti što je to točno onboarding, što uključuje i koji je njegov značaj za uspjeh organizacije.

Nije ga lako definirati. Neke organizacije ga smatraju jednostavnim procesom orijentacije. Druge uključuju i organizacijsku kulturu.
No, onboarding je mnogo više:

• Sustavna metoda
• Omogućava poslodavcima zaposliti najbolje zaposlenike te ih uskladiti s vizijom organizacije
• Ubrzava proces obuke
• Postavlja organizacijske standarde
• Omogućuje asimilaciju s organizacijskom kulturom

Važnost onboardinga

Uobičajeno je potrebno 20 tjedana za samostalnost na poslu. Produktivnost novih zaposlenika jednaka je onome što je poslodavac u njih uložio. S vremenom novi zaposlenici doprinose više, a onboarding može skratiti vrijeme u kojem novozaposleni postaju samostalni te tako smanjiti troškove. Ovo se postiže na funkcionalnoj i društvenoj razini. Organizacije se pod cijenu socijalne, obično više fokusiraju na funkcionalnu razinu. Zaposlenici postaju nesigurni.

Primjeri:

• Funkcionalna razina: očekivanja, trening, politike i procedure
• Društvena: umrežavanje, mentorstvo, odnosi

Učinite da se zaposlenici osjećaju dobrodošlima

Kada zapošljavate nove zaposlenike, nije dovoljno samo ih prošetati uredom, predati im papirologiju i tražiti da čitaju priručnike. Moraju se osjetiti dobrodošlima kako bi ublažili anksioznost i pomogli im da se aklimatiziraju.

• Kontaktirajte zaposlenika nakon što ste ga zaposlili: pismo / mail / poziv dobrodošlice
• Pošaljite im priručnik i obavite svu papirologiju ranije
• Osigurajte mentora
• Pripremite sve za prvi dan
• Prvi dan se trebaju povezati sa nadređenima i mentorima
• Organizirati ručak sa suradnicima kako bi se upoznali

Prvi dan: Checklista

Prvi dan treba biti isplaniran, tada će novozaposleni steći prvi dojam o organizaciji i suradnicima.

• Pozdraviti i upoznati zaposlenika sa suradnicima
• Obilazak ureda i ručak
• Plan za prvi tjedan i komunikacija očekivanja
• Osiguranje sredstava za rad: telefon, laptop,…
• Provesti orijentacijsku sesiju

Primjer u praksi

• Proizvodna organizacija nalazi se u fazi rasta
• Za zaposlenike je osigurana tradicionalna orijentacija
• Bez konkretnih uputa, dolazilo je do nesporazuma u komunikaciji, nizale su se pogreška za pogreškom, unatoč novim zapošljavanjima, produktivnost je pala za 18%
• Uveden je detaljan plan onboardinga s fokusom na edukaciju i trening novozaposlenih. Uz bolju komunikaciju i trening, produktivnost je povećana za 10% te je povećano zadovoljstvo zaposlenika

Priprema onboardinga

Svaki uspješan program zahtjeva pripremu, a onboarding nije iznimka. Prije realizacije programa, osigurajte da svaka osoba uključena u program razumije što se od nje / njega očekuje.

Rezultati strateškog WELCOME programa

Ne podcjenjujte važnost kvalitetnog welcome programa!
Zaposlenike je važno zadržati i angažirati od trenutka njihova prihvaćanja naše ponude.
Dobar welcome program je strukturiran, postavljen strateški i lako primjenjiv (zaposlenikovih prvih 90 dana), a nikako ne bi trebao biti samo administrativan.
Fokus je na ljude, a ne papirologiju.

• Kreiranje i izgradnja branda
• Identifikacija s vizijom i misijom
• Znanje o organizacijskoj hijerarhiji
• Ubrzavanje integracije novozaposlenih
• Izgradnja međuljudskih odnosa u organizaciji
• Promoviranje kulture organizacije
• Pomoć zaposlenicima u razumijevanju pravila i zahtjeva u svakodnevnom radu
• Jačanje angažmana, motivacije i zadržavanja zaposlenika
• Smanjenje fluktuacije zaposlenika
• Ubrzavanje razvoja i rasta produktivnosti novozaposlenih
• Osigurati da se novozaposleni osjećaju dobrodošli, izbjeći stres

Welcome Flow

PREBOARDING PROCES	ONBOARDING PROCES
Potpisivanje ugovora, liječnički pregled, itd. Komunikacija između budućeg zaposlenika i HR-a / Line Manager-a Sredstva za rad (IT, radno mjesto, itd.)	Priprema plana uvođenja u posaoPrvi dan u organizaciji Onboarding program (zaposlenikovih prvih 90 dana) Plan uvođenja u posao Dogovoriti 1:1 feedback

 

Karakteristike dobro pripremljenog onboardinga

Profesionalizam

Onboarding treba biti pripremljen i proveden profesionalno. Organizacije ga obično ne shvate ozbiljno te jednostavno ovaj zadatak dodijele nekome za koga smatraju da je najmanje zauzet. Ovo može dovesti do nesporazuma, utjecati na kvalitetu programa te ostaviti dojam da organizacija nije dobro vođena. Važno je da svi sudionici programa budu dobro pripremljeni, ljubazni i profesionalni.

• Osigurati da su svi postojeći zaposlenici informirani o dolasku novog zaposlenika
• Odrediti tko će dočekati i pozdraviti novog zaposlenika
• HR dokumentaciju treba pripremiti unaprijed
• Mentora definirati prije početka realizacije programa

Jasnoća

• Jasno komunicirati očekivanja novozaposlenom i svima uključenima u program
• Definirati tko je zadužen za aklimatizaciju i trening novozaposlenog
• Svaka organizacija i svaka pozicija imat će svoje specifične odgovornosti, koje će odrediti sam sadržaj programa onboardinga i treninga
• Definirajte sve što je potrebno razjasniti prije zapošljavanja novog kolege

Potrebno je razjasniti:

• Ciljeve: organizacijske i osobne
• Očekivanja: prema novozaposlenom, HR-u i mentorima
• Kulturu: objasnite organizacijsku kulturu

Određivanje mentora

Mentorstvo je važno za uspjeh onboarding procesa. Određivanje pravog mentora može donijeti razliku između uspjeha i neuspjeha. Mentorski će odnos odrediti koliko će brzo i efikasno novi zaposlenik preuzeti svoju novu ulogu. Pazite kako ćete izabrati mentora.

Trebali bi poštivati nekoliko kriterija njihovih kvalifikacija:

• Vrijeme – Prezaposleni ne mogu uspješno mentorirati druge
• Trening – Je li zaposlenik kvalificiran za prenošenje znanja? Nečije iskustvo nije garancija uspjeha
• Role model /Uzor – Pobrinite se da mentor ima kvalitete koje želite vidjeti i u drugim zaposlenicima

Trening

Onboarding bi trebao poboljšati proces obuke. Ljudi zaduženi za trening bi ovu odgovornost trebali shvatiti ozbiljno. Feedback je ključan za proces obuke. Treneri trebaju obučavati novozaposlene te im davati povratne informacije s ciljem povećanja njihova učinka.

• Zadaci: obuka u okviru zadataka vezanih za posao
• Komunikacija: učiti prepoznati resurse i komunicirati potpuno
• Dati feedback: davati dosljedan i ohrabrujući feedback tijekom obuke

SPOCK program (Single Point Of Contact)

SPOCK PROGRAM – okvir

Spock program spaja nove zaposlenike s postojećima kako bi pomogao u izgradnji odnosa među ljudima i tako osigurao bolje rezultate u kraćem vremenu.
Program ima tri osnovna cilja:

• Pomoći novozaposlenima u integraciji u organizaciju omogućavajući povezivanje s postojećim zaposlenicima koji su se već identificirali s organizacijskom kulturom, stavovima i očekivanjima
• Spojiti novozaposlene s kontakt osobom (na neformalnoj razini) za općenita pitanja koja se odnose na dnevno funkcioniranje u organizaciji
• Biti podrška managementu i ljudskim resursima u različitim aktivnostima (ne samo onboarding program)

Ovaj bi program trebao pružiti značajne koristi svima:

Novi zaposlenik

• Kontaktna točka
• Znanje o tome kako je potrebno obavljati posao
• Lakši period prilagodbe

SPOCK

• Uvod u novu perspektivu
• Unapređenje vještina vođenja i mentoriranja
• Oblik učenja i razvoja

Linijski menadžeri

• Štede vrijeme koje bi proveli s novim zaposlenicima
• Davanje šanse talentima (spock position)
• Vrijeme za druga poslovna pitanja

Ljudski resursi

• Vrijeme za linijske menadžere
• Opuštenija komunikacija sa zaposlenicima
• Unapređenje vještina vođenja u odnosu na SPOCK-ove

Preporuka je da svaki odjel ima barem jednog SPOCK-a (ovisno o broju zaposlenika u odjelu). SPOCK može imati maksimalno 30 zaposlenika (novih i postojećih zajedno) u svojoj nadležnosti, a kako bi im mogao pružiti punu i kvalitetnu podršku kada je to potrebno.

SPOCK uloga i odgovornosti

ONBOARDING PROGRAM

DAN 2 (max. 60 min)
Priprema paketa dobrodošlice na radnom mjestu novog zaposlenika

• Pozdravljanje novih zaposlenika i upućivanje na radno mjesto
• Predstavljanje novog zaposlenika kolegama

DAN 30, 60, 90 (max. 60 min po danu)
– Kontrolni onboarding sastanak: diskusija, provjera plana adaptacije, povratna informacija

Kontakt osoba za svakodnevna operativna pitanja

na zahtjev (max. nekoliko minuta)

• Upoznavanje novog zaposlenika s procesima i sustavima na razini cijele organizacije
• Pružanje podrške i davanje smjernica novom članu tima
• Podrška novom zaposleniku u razumijevanju radnog okruženja

Kontakt osoba za ključna organizacijska pitanja

na zahtjev (nekoliko minuta – x sati)

• Upoznavanje s trenutnim temama i daljnja komunikacija prema zaposlenicima
• Kontakt osoba u kritičnim situacijama (npr. Covid)
• Sastanak ili obuka ako je potrebno (razne forme koje zaposlenici popunjavaju u okviru procedura – ciljevi, razvojni planovi, treninzi,…)

Odnosi između SPOCK-a i zaposlenika

Odnosi s novim zaposlenicima trebali bi biti otvoreni, pozitivni, suportivni i povjerljivi.

PODRŠKA
Spock treba podržavati organizaciju i sve zaposlenike

POVJERENJE
Sve diskusije između Spock-a i novog zaposlenika trebaju biti povjerljive

BEZ ZANIMANJA ZA DETALJE
Organizacija ne bi trebala imati interes ulaziti u detalje diskusije između SPOCK-a i (novog) zaposlenika

BEZ PRAĆENJA
Organizacija ne nadzire međuodnose zaposlenika i SPOCKa

BEZ TRAČEVA I NAGAĐANJA
Organizacija bi trebala obeshrabrivati tračeve i špekulacije unutar spock odnosa, pogotovo jer mnogi novi zaposlenici nisu u stanju oblikovati mišljenje o većini problema tijekom svojih prvih mjeseci

ZAVRŠETAK
Ovdje nema pravila. Spock djeluje pod motom ‘Ovdje sam ako trebaš pomoć’.

SPOCK profil

Zaposlenike imenuju menadžeri odjela (ili linijski rukovoditelji) i ljudski resursi na temelju sljedećih kriterija:

ORGANIZACIJSKI DNA

• Poistovjećuje se s kulturom, stavovima i očekivanjima

MEĐULJUDSKE VJEŠTINE

• otvoren je i komunikativan s pozitivnim i podržavajućim stavom

ANGAŽIRAN I USPJEŠAN

• Uključen u razne aktivnosti unutar organizacije / aktivan na internoj mreži

TALENT / POTENCIJAL

• Ima potencijal napredovati na poziciju koja zahtjeva osobnu odgovornost

NA POZICIJI JE BEZ OSOBNE ODGOVORNOSTI

• Na istoj razini

OSOBNI RAZVOJ

• Želi učiti i razvijati se unutar organizacije

Program nagrađivanja

Spock program ne znači unapređenje. Sudjelovanje je dobrovoljno i nije povezano s financijskim nagrađivanjem.

“POSEBAN” OSJEĆAJ
Biti Spock trebala bi biti čast. Sama nominacija upućuje da je osoba potencijal

PROŠIRENI INDIVIDUALNI RAZVOJNI PLAN
Spock sudjeluje u internim treninzima i edukacijama (ima mogućnost većeg budžeta za vanjske edukacije te mogućnost sudjelovanja na nekim inozemnim konferencijama)

TEHNOLOGIJA
Mogućnost korištenja boljeg mobilnog uređaja / tableta, veći podatkovni promet i sl.

Primjer iz prakse

Tvrtka Time Clock Corporation uvela je novi mentorski program, kako bi smanjili fluktuaciju od 75%. Cilj je povećati produktivnost i smanjiti fluktuaciju za 50%. Prva revizija programa pokazala je smanjenje fluktuacija od 15%. Iako se vidi određeni napredak, i dalje postoji potreba za poboljšanjem. Anketa je pokazala da većina mentora nema dovoljno vremena za rad s novim zaposlenicima jer su prezauzeti svojim redovnim poslovima.