Za efikasnu realizaciju onboarding programa, potrebno je sastaviti popis zadataka za svaki korak procesa. Svaki je popis potrebno prilagoditi potrebama organizacije.

KORACI PREBOARDING PROCESA

ZA BUDUĆEG ZAPOSLENIKA

KOMUNIKACIJA (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN)

• Personalizirani e-mail dobrodošlice
• Poziv na dostavu potrebne dokumentacije (osobni podaci, liječnički pregled, itd.)

POTPISIVANJE UGOVORA (HR BUSINESS PARTNER/LINE MANAGER)

• Potpisivanje dokumentacije potrebne za zapošljavanje

KOMUNIKACIJA (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN/ LINE MANAGER)

• Slanje sažetih vijesti i informacija o organizaciji, timu (dva tjedna prije onboardinga)

KOMUNIKACIJA (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN)

• Informacije koje se odnose na prvi dan onboardinga

ZA ORGANIZACIJU

HIRING LINE MANAGER (HR BUSINESS PARTNER)

• Informacija o odluci o izabranom kandidatu
• Priprema plana uvođenja u posao u suradnji s HR-om

IT PODRŠKA (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN)

• HW/SW
• set up email, MO 365, apps permissions, etc.

FACILITY MANAGEMENT (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN)

• Provjera raspoloživosti radnog mjesta

FINANCIJE / NABAVA (HR BUSINESS PARTNER/ADMIN)

• Pribavljanje svih potrebnih sredstava za rad (laptop, vozilo, mobitel, kartice, itd.)

Dolazak novog zaposlenika

Poželjeti dobrodošlicu i objasniti sve što trebaju znati
Ne smiju se osjećati kao da im je prvi dan gubljenje vremena

• Dobrodošlica: pozdravite novozaposlenog, ne čekajte da on/ona vama dođe s pitanjima
• HR zadaci: upoznajte osobu s kolegom iz HR-a kako bi završili sve vezano uz dokumentaciju
• Politike i procedure: pripremite priručnik te objasnite sve interne politike i procedure koje se odnose na zaposlenika
• Raspored: pripremite raspored za orijentaciju i trening
• Predstavljanje: mentora i kolega prilikom obilaska
• Pokažite radno mjesto i osigurajte da zaposlenik ima sve potrebno za obavljanje posla

Prvi tjedan

• Pregled ciljeva i aktivnosti novozaposlenog

Prvi mjesec

Tijekom prvog mjeseca treba predvidjeti dovoljno vremena za prilagodbu i obuku.
Iako zaposlenik brzo napreduje, držite se plana onboarding-a, ne požurujte.

• Pojašnjenja: Nastavite pojašnjavati zadatke i očekivanja
• Sastanite se: Sastanite se tjedno i razmijenite feedback
• Uključivanje: Upoznajte zaposlenika s benefitima
• Provjera treninga: Osigurajte da je obuka provedena
• Ocijenite: Zakažite sastanak za ocjenu prvih 30 dana

KORACI ONBOARDING PROCESA

ZAPOSLENIK (BEZ MANAGERSKIH ODGOVORNOSTI)

OSOBNI PLAN UVOĐENJA U POSAO

• Planiran i odobren od strane linijskog managera
• Definiranje KPI-eva za prvih 90 dana

90 DNEVNI ONBOARDING PROGRAM
ONBOARDING PAGE (SHAREPOINT)

• online plan, izvor informacija

ZAPOSLENIK (MANAGER)

OSOBNI PLAN UVOĐENJA U POSAO

• Planiran i odobren od strane linijskog managera
• Definiranje KPI-eva za prvih 180 dana

180 DNEVNI ONBOARDING PROGRAM
ONBOARDING PAGE (SHAREPOINT)

• online plan, izvor informacija

EXTRA ONBOARDING BLOCK (AD HOC)

• Vodič za managere
• Napredni trening s područja leadershipa / managementa

Primjer iz prakse

• Tvrtka u fazi širenja trebala je povećati produktivnost za 20%.
• Nažalost, nova zapošljavanja bila su kontraproduktivna.
• Proces onboardinga je postojao, no menadžment nije imao kontrolu nad procesom.
• Kreirane su checkliste te je produktivnost nakon dva kvartala povećana za 25%.