Sistematizacija radnih mjesta – šira slika

 

Izrada sistematizacije radnih mjesta

Sistematizacija radnih mjesta je kratak popis i opis poslova koje zaposlenici obavljaju na radnim mjestima. Svakom radnom mjestu koje ima određeni naziv odgovara i određeni popis i opis poslova. Popis i opis poslova u sistematizaciji smatraju se sastavnim dijelom ugovora o radu.

Kome i zašto treba?

• Poduzećima s preko 20 zaposlenih koji prema Zakonu o radu imaju obvezu donošenja internog Pravilnika o radu
• Poduzećima koja su naglo narasla te im se broj zaposlenih povećao, pa imaju potrebu za preciznim definiranjem i delegiranjem zadataka
• Svakom poduzeću u kojem postoji niz nesporazuma i nedostatak komunikacije među zaposlenima
• Svima koji žele dobiti kvalitetnu podlogu za uspostavu sustava motivacije i nagrađivanja kroz plaću

Postupak izrade sistematizacije radnih mjesta

• Snimanje i dijagnoza postojećeg stanja
• Kreiranje i analiza prijedloga redizajniranja organizacijske strukture, sistematizacije radnih mjesta i sustava nagrađivanja
• Izrada pisanih materijala (Pravilnik o organizaciji, Pravilnik o sistematizaciji radnih mjesta, Pravilnik o plaćama i nagrađivanju zaposlenih)

U praksi sistematizacija radnih mjesta ima reputaciju birokratskog dokumenta kojeg nerijetko krase epiteti kao:

• “zastarjela“
• “krojena prema osobama, a ne realnim potrebama“
• “neprimjenjiva“
• “nepotpuna“
• “nužno zlo“

Općenito negativan stav prema dokumentu određuje:

• način kako ga se donosi (često i prepisivanjem)
• koliko često ga se revidira (uglavnom vrlo rijetko) i
• u koju svrhu služi (zadovoljavanje zakonske forme)

Kvalitetno pripremljena sistematizacija radnih mjesta uz precizne opise poslova i uz dopunjene kompetencije može služiti kao osnova za potporu drugim organizacijskim procesima:

• kvalitetan odabir zaposlenika
• educiranje zaposlenika
• procjena radnog učinka
• razvoj karijere
• utvrđivanje kršenja radne obaveze
• radni sporovi

… su samo neki od njih…

Glavni preduvjeti da biste iz zamke “sistematizacije kao birokracije“ preskočili na nivo “sistematizacijske inovacije“ je:

• usvojiti metodologiju za implementaciju projekta revidiranja postojeće ili uvođenja nove sistematizacije radnih mjesta u tvrtki
• naučiti što čini kvalitetan opis aktivnosti na radnom mjestu
• opremiti se kvalitetnim obrascima za provođenje analize radnih mjesta
• vidjeti primjere detaljno i opsežno pripremljenih opisa radnih mjesta
• upoznati se s najvažnijim modelima kompetencija i njihovim opisima
• uočiti priliku da opise iz modela kompetencija primijenite u praksi na opisima radnih mjesta u vašoj tvrtki

 

Odabir sudionika procesa izrade sistematizacije radnih mjesta

Sudionici projekta mogu biti:

• Uprava i top menadžeri koji kreiraju viziju, misiju i poslovne planove organizacije i znaju što su trenutne i buduće potrebe organizacije
• Linijski menadžeri koji operativno provode poslovne planove organizacije, razumiju poslove, radne zadatke i ključne odgovornosti radnih mjesta te znaju koje vještine, znanja i sposobnosti trebaju imati zaposlenici koji na njima rade
• Zaposlenici koji znaju što su poslovi, radni zadaci i ključne odgovornosti radnog mjesta na kojem rade
• HR stručnjaci i konzultanti imaju iskustvo i znaju kako pripremiti opise na istovjetan način te tako osigurati njihovu objektivnost i transparentnost (nedostatak objektivnosti ponekad može imati za rezultat da opisi poslova ne odgovaraju potrebama kompanije te umjesto toga organizaciju gradimo prema znanjima, vještinama i sposobnostima ljudi koje danas zapošljavamo, a ne prema sadašnjim i budućim potrebama organizacije)

Formiranje tima koji će voditi proces

 

Potrebu za izradom nove ili ažuriranjem postojeće sistematizacije radnih mjesta generirat će se neka organizacijska promjena u tvrtci. Kako je najčešća ljudska reakcija na promjenu otpor, upravo to možemo očekivati od većine zaposlenika. Stoga je u tim važno uključiti ljude koji su svjesni potrebe za promjenom te će biti u mogućnosti i ostale uvjeriti kako je promjena potrebna i nužna.

Kako postupak izrade sistematizacije radnih mjesta obuhvaća niz detaljnih analiza i snimanja organizacijskih procesa, važno je da uključeni zaposlenici imaju razvijene analitičke vještine, ali i široko organizacijsko znanje. To znači da ćemo odabrati zaposlenike s određenim organizacijskim iskustvom te duljim stažom u organizaciji.

Kada govorimo o moći kao karakteristici članova tima, ne mislimo na moć koja nekome pripada po hijerarhijskom položaju ili poziciji. Riječ je o moći zaposlenika da svojim primjerom i željenim ponašanjem koje je u skladu s organizacijskom kulturom, djeluju na ostale zaposlenike. Istovremeno su to oni zaposlenici koji uživaju povjerenje kako nadređenih, tako i od strane kolega na istim ili nižim hijerarhijskim razinama.

 

Analiza postojećeg stanja u organizaciji

Analiza postojećeg stanja u organizaciji započinje analizom radnih mjesta.

Analiza radnih mjesta je proces sistematskog prikupljanja i analiziranja informacija o radnom mjestu, identifikacija i opis onoga što se dešava na poslu i uvjeta koji su potrebni za njegovo obavljanje te identifikacija budućih zahtjeva i potreba u pogledu zadataka, dužnosti i odgovornosti na određenom radnom mjestu.

 

Značaj analize radnih mjesta u izradi sistematizacije

• Regrutiranje i selekcija – u opisima radnih mjesta koji trebaju biti dio sistematizacije, važno je osim stručnih, istaknuti i osobne zahtjeve koji se očekuju od zaposlenika koji obavljaju poslove radnog mjesta – stavovi, vještine, znanja i kompetencije. Na taj način, prilikom postupka selekcije kandidata, jasno se definiraju situacijska pitanja koja će istražiti ispunjavaju li kandidati tražene zahtjeve
• Planiranje ljudskih potencijala – sistematizacijom radnih mjesta treba obuhvatiti i buduće organizacijske planove, te ukoliko strategija organizacije predviđa širenje ili reorganizaciju poslovanja, u skladu s tim treba planirati ljudske potencijale
• Ocjenjivanje – temeljem zadataka u opisima radnih mjesta definiraju se ciljevi i standardi za svaki od zadataka. Ciljevi trebaju biti mjerljivi te jasno komunicirani zaposlenicima. U odnosu na standarde i ciljeve, prati se i ocjenjuje radni učinak zaposlenika
• Razvoj ljudskih potencijala – temeljem zahtijevanih vještina i kompetencija u opisima radnih mjesta, može se napraviti procjena znanja i vještina zaposlenika, te u skladu s identificiranim područjima za razvoj kod svakog pojedinca, definiraju se individualni razvojni planovi.
• Izrada i razvoj IS za ljudske potencijale – kako bi se, pogotovo u većim organizacijama, lakše mogli pratiti poslovni procesi te procesi upravljanja ljudskim potencijalima, kao što su regrutacija i selekcija zaposlenika, razvoj zaposlenika, upravljanje radnim učinkom, i sl. a koji procesi temelj imaju u sistematizaciji radnih mjesta, potrebno je implementirati informacijski sustav za praćenje aktivnosti.

 

Faze u procesu analize radnih mjesta

Faze u procesu analize radnih mjesta su.

1. Sistematski proces prikupljanja informacija o radnom mjestu
2. Priprema opisa poslova radnog mjesta
3. Analitička procjena radnog mjesta

Potreba za analizom radnih mjesta javlja se u slučajevima kod:

• Izmjene pravilnika o sistematizaciji radnih mjesta ili pripreme novog
• Uvođenja novog radnog mjesta
• Spajanja radnih mjesta ili promjena već utvrđene kategorije radnog mjesta

Analiza radnih mjesta sastoji se od analize postojećih opisa iz pravilnika o sistematizaciji radnih mjesta, organizacijskih dijagrama, različitih procedura ili uputstava u vezi s radnim mjestom. Informacije se dobivaju prvenstveno od izvršitelja i neposrednih rukovoditelja, a ključni je cilj priprema kvalitetnog opisa radnog mjesta

 

Koraci u provođenju analize – priprema

• Odlučiti se za pozicije koje treba analizirati
• Odrediti analitičara radnih mjesta – minimum jedna osoba iz uprave
• Utvrditi metodologiju analize radnih mjesta
• Usuglašavanje i finalizacija metodologije za analizu radnih mjesta, posebno kroz pravne akte
• Obuka analitičara

 

Analiza radnih mjesta – provođenje

Najprije je potrebno upoznati se s relevantnim informacijama – organigrami, postojeći opisi radnih mjesta, procedure koje se obavljaju na radnom mjestu. Zatim se provodi intervju ili anketa s izvršiteljima te se na kraju provodi intervju s neposredno nadređenim.

Preuzmite dokument “Prilog 1 – Upitnik za analizu radnih mjesta” u MS Word docx formatu: Preuzmi

Preuzmite dokument “Prilog 2 – Upitnik za analizu radnih mjesta (prošireni upitnik)” u MS Word docx formatu: Preuzmi

 

Analitička procjena radnih mjesta

Analitička procjena radnih mjesta je sistematičan proces utvrđivanja relativnih vrijednosti za svako radno mjesto u organizaciji koja se bazira na na konzistentnoj procjeni, a zasniva se na analizi radnog mjesta. To nije studija o zaposlenom, analiza kako je posao odrađen niti funkcionalna analiza.

Zašto se provodi?

• Pruža osnovu za usporedbu sličnosti i različitosti poslova
• Uspostavlja relativne vrijednosti posla i odnosa s drugim poslovima
• Osnova je za adekvatno razvrstavanje i određivanje razine plaća
• Osigurava primjenu principa “ista plaća za isti/sličan posao”
• Racionalna osnova je za kreiranje sustava plaća

 

Metode procjene radnih mjesta

Sve metode procjene poslova (engl. Job Evaluation) temelje se na komparativnoj analizi poslova. Cilj je definirati mjesto poslova u rasponu od poslova s relativno najmanjom vrijednosti do poslova s najvećom vrijednosti. Procjena karakteristika posla; izvori kompenzirajućih razlika (McConell&Brue, 1994.): rizik od povreda, status na poslu, lokacija posla, itd.

 

Rangiranje
Ovo je najjednostavnija metoda koja se koristi u malim poduzećima i za procjenu do 20 poslova. Radna mjesta poredana od najvišeg do najnižeg prema značaju i ulozi u organizaciji. Sagledava se posao u cjelini, a zasniva se na subjektivnoj procjeni.

Može se obaviti na dva načina:

• Obično rangiranje (redanje poslova prema složenosti)
• Usporedba u parovima

Klasifikacija
Ova je metoda nešto složenija od rangiranja, mnogo je objektivnija, ali bez šire primjene u praksi. Obuhvaća nekoliko koraka:

 

Usporedba zahtjeva

Ova je metoda u praksi manje popularna od ostalih analitičkih metoda. U slučaju manjeg broja poslova, može se ispustiti faza rangiranja ključnih poslova

Izbor zahtjeva – Definiranje vrijednosne ljestvice – Opis poslova – Rangiranje ključnih poslova – Definiranje plaća – Procjena ostalih poslova – Definiranje plaća

Postupak procjene poslova metodom bodovanja