Završni ZNS

Osim dokumenata koji su potrebni u pojedinim, prethodnim izvještajima, a tiču se zadnjeg razdoblja provedbe projekta u sklopu završnog Zahtjeva za nadoknadom sredstava, potrebno je dodati knjigovodstvenu dokumentaciju:

• bilancu projekta
• kartica konta za sve stavke projekta
• ispise po žiro računu s kojeg su vršene uplate za projekt
• ispis dugotrajne imovine
• fotodokumentaciju svega što se nabavljalo sredstvima EU
• dokaze o ostvarenim pokazateljima koji su definirani tako da će se ostvariti s krajem provedbe projekta
• dokaze o provedenim aktivnostima horizontalnih tema

Terenska kontrola

Nadležno tijelo – Posredničko tijelo razine 2 odabire projekte koje će provjeriti kroz terensku kontrolu te najavljuje svoj dolazak korisniku.

Prilikom terenske provjere potrebno je:

• pripremiti svoju projektnu dokumentaciju u originalu, koja je prethodno slana skenirana prilikom dostave Zahtjeva za nadoknadom sredstava
• knjigovodstvenu dokumentaciju
• primjerke nabavljenih materijala (promotivne brošure, letci, roll up banneri, zastavice…)
• označiti svu opremu i nabavljeno kroz projekt elementima vidljivosti

Arhiviranje dokumentacije

Korisnik bespovratnih sredstava dužan je 5 godina nakon provedbe projekta propisno čuvati projektnu dokumentaciju.

Poželjno je odabrati osobu ili odjel koji će biti zadužen za pravilno čuvanje dokumentacije te mora biti poznata lokacija dokumentacije.

Odgovornost za čuvanje dokumentacije je na odgovornoj osobi Korisnika.

Slaganje dokumentacije mora biti pregledno, a ovisno o veličini projekta tako će se ista i složiti. Ako se radi o projektu srednje veličine (do nekoliko milijuna kuna), moguće je u jedan registrator složiti sve važne dokumente.

Način slaganja nije strogo definiran, ali radi preglednosti poželjno bi bilo složiti sukladno planu nabave, po postupcima nabava ili prema elementima projekta.

Čuvanje rezultata projekta

Rezultati projekta ili isporučevine su realizirane aktivnosti kao što su: izgrađena proizvodna hala, kupljena oprema, uređen/opremljen poslovni prostor…

Obaveza čuvanja rezultata projekta definirana je ugovorom o sufinanciranju. Može biti 3 godine, 5 godina… Što to znači? To znači da unutar definiranog perioda poduzeće ne smije prodati nekretninu izgrađenu EU sredstvima, opremu koju je nabavio…

U samoj projektnoj prijavi bilo je potrebno definirati koliko će koštati očuvanje rezultata projekta. U troškove očuvanja rezultata projekta ulaze troškovi servisiranja proizvodnih linija, obnova licenci, održavanje opreme te je već u samoj projektnoj prijavi trebalo izračunati te troškovi i iskazati način kako će se isto financirati.

Odgovornost za projekt

Odgovornost za pripremu i realizaciju projekta, kao i za očuvanje rezultata projekta, snosi Korisnik bespovratnih sredstava.