POZIV ZA MEDIJE

Zadovoljstvo nam je pozvati Vas na

što?

POVODOM čega?

koja će se održati

kada & gdje

Na konferenciji za novinare obratit će vam se:

tko?

Na kraju ostaviti kontakt za novinare

Napomene:
KOJI JE ISPRAVAN NAZIV:
UVIJEK PISATI (I GOVORITI): “KONFERENCIJA ZA NOVINARE” ILI “KONFERENCIJA ZA MEDIJE” ILI “PRESS KONFERENCIJA” (kolokvijalno presica)
NE VALJA UPOTREBLJAVATI: “KONFERENCIJA ZA TISAK” ILI “TISKOVNA KONFERENCIJA” (mediji nisu samo tiskani)

KADA SAZIVAMO KONFERENCIJU
Tri su glavna uvjeta:

• Imamo nešto za priopćiti javnosti
• Želimo to podijeliti s javnosti
• Ono što želimo reći mora biti zanimljivo za javnost – kako bi mediji to prenijeli

Ukoliko nije ispunjen samo jedan od ova tri uvjeta, konferenciju je bolje ne sazivati
_______________________________________________________________
Što se mora napraviti prije konferencije?

• Tema konferencije
• Sudionici (govornici i moderator)
• Osnovne poruke
• Pitanja i odgovori (Q&A)
• Datum, mjesto, vrijeme
• Mediji koje pozivamo (adrema novinara)
• Poziv i rokovi slanja, provjera (follow up)
• Scenarij konferencije
• Materijal za novinare (Press kit)
• Eventualno (nije obavezno): Priprema malih poklona za novinare (promotivni materijal)

Preuzmite primjerak dokumenta Poziv na konferenciju za medije u MS Word docx formatu: Preuzmi

Preuzmite primjerak dokumenta Poziv na događanje u organizaciji tvrtke ili ustanove u MS Word docx formatu: Preuzmi

Protokol konferencije (primjer)

Datum događanja: petak, 25. siječnja 2021.

Mjesto događanja: precizno mjesto (hotel taj i taj, dvorana ta i ta, na katu tom i tom)

Vrijeme događanja: početak u 11.00h

Sudionici: nabrojati sve sudionike, s funkcijama, jedan ispod drugog
Scenarij: sadrži vremena, ono što moderator govori, govornike, pitanja, zaključenje konferencije

VAŽNO: INTERNI DOKUMENT KOJI SE NE DAJE NOVINARIMA
_______________________________________________________________
Scenarij konferencije- detaljan, ali fleksibilan (primjer)

10.50 – 11.00 dolazak novinara
11.00 – dolazak osoba koji sudjeluju na presici
11.05 – 11.07 moderator pozdravlja prisutne, zahvaljuje na dolasku te predstavlja sudionike konferencije i temu konferencije te najavljuje prvog govornika
11.07 – 11.12 govornik A govori o nečemu
11.12 – 11.13 moderator zahvaljuje i najavljuje govornika B
11.13 – 11.18 govornik B govori o svačemu
11.18 – 11.19 moderator zahvaljuje i poziva novinare da postave pitanja
11.20 – 11.30 Pitanja i odgovori
11.30 – Moderator zahvaljuje svim sudionicima, te još jednom predstavnicima medija što su se odazvali te poziva sve na neformalno druženje (uz piće/domjenak)
11.35 – 12.00 Neformalno druženje s novinarima
_______________________________________________________________
Organizacija neformalne konferencije

• Koristi se kada se žele novinarima prenijeti informacije, ali iz nekog razloga ne možete (ne smijete) ili ne želite te informacije izreći javno
• Priprema slična kao za standardnu presicu, no atmosfera je ležernija
• Pozivi se šalju samo “provjerenim” novinarima – onima s kojima imate stalnu suradnju i u koje imate povjerenja
• Izrečene informacije moraju biti točne, ali se nitko ne smije citirati imenom i prezimenom (ili funkcijom)
• Bez fotoreportera i snimatelja
• Održavaju se na diskretnom mjestu

Preuzmite primjerak dokumenta Press kit u MS Word docx formatu: Preuzmi

_______________________________________________________________
NAPOMENE:

Sadržaj press kita (u tiskanom obliku i/ili USB sticku):

• priopćenje
• životopisi govornika (ako su nepoznati, a važno ih je predstaviti javnosti)
• dodatni materijali s pojašnjenjima (prezentacije, grafikoni, podaci…)
• fotografija i kontakt podaci ključnih osoba (ako su nepoznati, a važno ih je predstaviti javnosti)

Pokloni za novinare (nije obavezno) moraju biti primjereni, ne suviše vrijedni, dobro ih je vezati uz temu konferencije
Poklone i priopćenja dati novinarima nakon presice

GOVORNICI I NJIHOVA PRIPREMA

Ne više od 3 govornika.
Pripremiti ih za javni nastup – kako i što reći, odijevanje, držanje, po potrebi im organizirati kratki medijski trening.
Pripremiti Q&A (očekivana – pogotovo neugodna (krizna) pitanja – i dogovoriti smjer odgovora).
Moraju dobro poznavati temu, posebno ih upozoriti na sažeto, jasno i razumljivo izlaganje. Dogovoriti tko na što odgovara.
Raspored sjedenja.

SLAGANJE STOLOVA

Što se radi nakon konferencije?

• slanje priopćenja
• analiza konferencije (tijek, pitanja i odgovori, moderator)
• analiza prostora (catering, oprema, rasvjeta)
• analiza govornika (duljina, teme, razumljivost (jasnoća) poruka, dodatni savjeti)
• analiza prisutnih medija (novi kontakti)
• clipping (sljedeći dan)
• analiza medijskih objava